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关于下发《成都体育学院校园“一卡通”结算中心财务管理办法》的通知

 

成体计财字〔201618
 

 

院内各部门(单位):

为规范校园“一卡通”结算中心财务管理及资金结算工作,充分发挥校园“一卡通”的作用,为广大师生员工提供周到、便捷的服务,经学校院长办公会审议通过,现将《成都体育学院校园“一卡通”结算中心财务管理办法》下发给你们,请遵照执行。

附件: 成都体育学院校园“一卡通”结算中心财务管理办法

             

              2016年5月6日 
成都体育学院校园“一卡通”结算中心财务管理办法

第一章  总则

第一条 为规范校园“一卡通”结算中心财务管理及资金结算工作,充分发挥校园“一卡通”的作用,为广大师生员工提供周到、便捷的服务,结合我校实际,特制定成都体育学院校园“一卡通”结算中心财务管理办法。

第二条 校园“一卡通”结算中心是校园卡财务管理机构,业务工作归计划财务处管理,负责对银行、学校、经营商户、持卡人在“一卡通”系统中的资金和账目进行管理,负责校园“一卡通”的充值和消费等相关的会计核算和资金清算工作。

第三条 结算中心是校园“一卡通”系统的重要组成部分,各单位及个人应自觉遵守本办法,提高资金安全意识,保障自身合法权益。

第二章  岗位职责

第四条 中心财务人员由计划财务处委派具有会计从业资格的人员担任,并严格遵守国家和学校的各项财务规章制度,认真履行岗位职责。

第五条 结算中心设置会计主管、会计、出纳岗位,各司其职,相互制约、相互监督。

第六条 结算中心会计主管职责

1、认真履行《会计法》,熟知国家法律、法规、财经政策,掌握并能正确贯彻执行有关的财经方针、政策和财务会计法规、制度,能够解释、解答财会法规、制度中的重要问题。

2、负责组织结算中心财务人员办理会计核算业务,实现会计监督作用。

3、主持建立和完善结算中心财务管理制度和相关工作流程

4、负责结算中心日常工作的安排和监督,负责工作人员的考勤。

5、负责协调结算中心与校内部门以及商户之间的关系。

6、负责会计基础资料的维护。

7、负责审核结算中心所有会计凭证。

8、负责月末结账、核对各级账目。

9、负责定期与不定期资金盘点工作。

10、负责定期核对系统数据与账务处理是否一致。

11、负责组织结算中心财务人员学习会计专业知识,不断提高财务人员综合素质。

第七条 结算中心会计岗位职责

1、遵守国家法律法规、规章制度及学校财务管理办法。依法执行会计制度,并按《会计法》的要求做好会计核算与分析工作。

2、负责办理银行圈存转账、现金缴存等相关结算业务的会计核算工作,并协助出纳岗位核对银行账目。

3、负责“一卡通”系统会计核算、账务处理、报表编制工作,并向“一卡通”用户和商户提供对账、查询等服务。

4、负责与商户资金的进行对帐、结算工作,做到日清月结。

5、负责与学校大财务进行对账和收入、往来确认清算工作。

6、负责审核日常批量代发上卡业务,对出纳导入系统的代发明细及总金额与学校财务部门提供的电子和纸质数据资料进行核对审核。

7、负责中心会计档案整理和归档工作。

8、负责办理计划财务处交办的其他工作任务。

9、不得处理应由出纳岗位承担的工作事项。

第八条 结算中心出纳岗位职责

1、遵守国家法律法规、规章制度及学校财务管理办法。熟悉现金管理办法、银行结算制度等规定。

2、负责“一卡通”自助现金充值机的开放和资金管理,每个工作日定时从自助充值机中提取现金并核对报表,如有不符及时与卡务中心或设备供应商联系处理,并向会计主管汇报。

3、负责核对当日现金充值款、校园卡工本费等各类款项,并编制现金日记账,核对无误缴存银行;发现问题及时解决,当日无法解决的,应及时报告会计主管和计划财务处负责人。

4、出纳岗位库存现金限额为5万元,现金超过库存现金限额应及时送存银行。

5、负责在每个工作日对前一个交易日(周一需对上周五至周日,国家法定节日顺延)的银行圈存转账金额进行核对。

6、保证系统数据与银行数据的一致性,将日报表、银行进账单和现金缴款单交会计记账。

7、负责处理日常批量代发上卡业务,核实学校财务部门提供的电子和纸质数据资料,待代发款项一次性转入“一卡通”账户后才能上卡发放

8、负责月末资金盘点,并编制盘点结算表和银行余额调节表。

9、负责办理计划财务处交办的其他工作任务。

10、不得担任财务系统管理员,不得处理会计业务,不得保管财务档案。

第九条 结算中心财务工作及岗位职责变化,由学校计划财务处审核确定;计划财务处负责对中心财务人员开展业务培训、工作指导并对其财务工作的规范性实施管理。

第三章  资金管理

第十条 校园卡资金纳入学校财务统一管理,坚持“专项管理、单独核算”原则,并遵循学校财务规章制度。结算中心负责校园卡资金的归集、核算和划转,计划财务处负责审核管理。

第十一条 计划财务处在学校财务系统对校园卡资金进行单独核算,并按资金类别、商户类型进行明细核算,确保结算需要。

第十二条  结算中心业务为本金充值、本金消费、资金结算等。在“一卡通”运营过程中产生的各种收支,作为学校收支,纳入学校财务统一管理。

1、本金充值是指向“一卡通”持卡人(以下简称用户)的“一卡通”个人账户增加资金的行为。本金充值方式有三种类型:

现金充值:用户直接到“一卡通”充值点缴纳现金充值。

转账充值:用户通过银行转账的方式向“一卡通”充值。

代发上卡:符合规定的第三方单位或个人经审批后委托结算中心向用户“一卡通”充值。

2、本金消费:用户在商户的POS机刷卡消费,用户刷卡后,持卡人账户资金减少,商户账户资金增加。

3、资金结算:结算中心财务人员在商户结算日与商户核对系统自动生成的“商户结算汇总报表”数据,经审核确认后进行资金划拨结算。

第十三条 结算中心财务人员要严格区分收入、本金、系统平账以及其他方式形成的资金,与系统自动产生的“操作员业务操作汇总表”核对,做到账实相符。

第十四条 持卡人应妥善保管本人校园卡及其密码,校园卡系统产生的消费流水记录视为持卡人本人所为,各类交易所产生的电子信息记录均为该项交易的有效凭据。

第十五条 持卡人在银行圈存时发生重复扣款或被多扣款,经查实确认,重复扣款或多扣款部分经核实后可予以退款。退款办理程序:

1、持卡人填写“一卡通银行圈存退款申请表(附表3),并附银行出具的流水清单;

2、出纳核实系统数据和银行数据,并将系统流水清单、银行流水清单和签署意见的退款申请表提交会计;

3、会计复核无误后,每周按持卡人汇总退款清单,并起草书面退款申请报告,按本办法第二十条规定分别送计划财务处负责人、校领导审签;

4、会计按审定的退款申请报告进行账务处理,并提交出纳办理退款上卡。

第十六条 持卡人在消费时发生重复扣款或被多扣款,经查实确认,重复扣款或多扣款部分经核实后可予以退款。退款办理程序:

1、持卡人到结算中心打印消费流水清单;

2、持卡人持消费流水清单至消费商户核实,商户核实无误后签署意见并盖章确认后提交结算中心;

3、出纳核实系统数据无误后办理商户退款;

4、商户退款不得直接返还现金,由出纳在核实当日直接退到持卡人校园卡内。

第十七条 学生毕业离校、职工调离或与学校解除劳动关系等,校园卡自动注销;持卡人因其他特殊原因不再使用校园卡的,需填写注销申请表(附表2)后办理注销手续。注销时若校园卡电子钱包内还有余额,原则上由持卡人先消费余额再注销注销前需退款的,报经计划财务处批准后按以下程序办理退款:

1、持卡人填写“一卡通”注销申请表并说明退款理由,提交卡务中心核对信息。

2、卡务中心确认信息后提交结算中心。

3、结算中心确认卡内余额、审核退款理由,生成汇总退款清单。

4、计财处审核后办理退款。小额零星退款或个别退款可采取现金方式支付,批量退款原则上通过银行(或网银)转账支付。

第十八条 经学校财务部门审核批准,结算中心可受学校委托,通过校园卡办理代发业务。代发流程:

1、委托部门向计划财务处提出委托代发申请,落实资金来源,按经费管理渠道报校领导签批后送结算中心,并提供核对无误、加盖部门公章的上卡清单(电子、纸质)。

2、结算中心确认上卡名单无误后,交计划财务处按学校财务管理办法、经费支出管理办法、大额资金管理办法等相关规定办理经费报销审批和资金划拨手续。

3、结算中心确认收到学校大财务代发款项后,经会计记账,提交出纳按名单上卡。

第十九条 校园卡无透支功能。因特殊原因出现校园卡电子钱包透支现象,结算中心有权向卡务中心申请冻结卡片使用,并向持卡人追索透支款项。待清偿透支款项后,校园卡可恢复正常使用。

第二十条  本办法第十五、十六、十七条规定的各种退款,单笔或单次金额在5000元以内的,由计划财务处负责人审签后办理,在5000元以上的,由计划财务部门提交分管财务的校领导审签后办理。

第二十一条 校园卡内的资金只能用于消费,不得提取现金,卡内资金不计利息。

第四章  商户结算

第二十二条 结算中心负责与经营商户进行资金对账和结算、清算工作。

第二十三条 校园卡资金结算原则:恪守信用,履约付款;结算中心和学校不得垫支款项。

第二十四条 按成都体育学院校园“一卡通”经营商户管理办法规定的“一卡通”系统商户,应积极配合结算中心,定期核对账目、办理结算。

第二十五条 校内独立核算商户结算周期为7天,非独立核算商户结算周期为1个月;校外商户结算周期为1个月。结算中心不定时核对账目,发现问题,及时处理。

第二十六条 商户结算以“一卡通”系统报表数据为准,结算中心按照结算报表数据与商户进行结算(校外商户还需扣除5%的管理费)。

第二十七条 结算中心按结算周期打印“商户结算汇总报表”,交与各商户对账。商户签字确认无误后,填制“一卡通”商户资金结算申请表(附表1)。

第二十八条 “一卡通”商户资金结算申请单由结算中心会计人员、商户负责人、计划财务处负责人分别签字确认后办理;如支取金额超过5000元以上的,参照《成都体育学院支出管理办法》规定限额报校领导审签后办理。

第二十九条 结算中心凭签字完备的“一卡通”商户资金结算申请单办理资金转拨手续。在资金结算方式上,一律采用银行转账方式,不得通过现金方式结算。

第三十条 结算中心受学校校园“一卡通”领导小组的委托,有权检查校园卡经营商户与校园卡消费相关的交易活动;发现违反校园卡使用规定的行为,可及时采取措施,予以控制。对违规情节严重的,可中止其校园卡消费业务,并取消商户利用校园卡消费的资格。

第五章  警示性条款

第三十一条 结算中心工作人员应对持卡人、商户信息保密,除国家机关依法定程序及学校管理单位为管理、监督工作进行的查询外,不得擅自向他人提供持卡人、商户的信息。

第三十二条 结算中心工作人员应遵守国家和学校安全管理规定,做好防火、防盗工作,确保设施设备和资金安全。

结算中心工作人员应严格遵守国家有关计算机信息系统保护的法令、法规,确保结算中心计算机信息系统的安全;对违反操作规定导致发生的事故、泄密等安全事故,造成恶劣的社会影响和巨大损失的责任人,将给予相应的经济处罚、行政处分直至追究刑事责任。

第三十三条 未经许可严禁外部人员进入结算中心工作场所,严禁外部人员以各种理由操作结算中心设备,严禁在“一卡通”专用计算机上运行外来软件和连接外网。

第三十四条 结算中心工作人员应妥善保管“一卡通”系统登录账户和密码,严禁将密码告知他人或委托他人以自己的名义进行业务操作。

第三十五条 结算中心日常业务数据、资料应由专人存放在指定地点并妥善保管。

第三十六条 校园卡仅限于持卡人使用,因出租、转让、抵押或转借校园卡所产生的资金风险等不良后果由持卡人承担。

第六章  附则

第三十七条 本规定未尽事宜,由计划财务处根据实际情况制定补充办法。

第三十八条 本办法由计划财务处负责解释。

第三十九条 本规定自公布之日起执行。


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